La digitalisation stratégique des événements de l'agence Evea avec Eventdrive

À propos de l’agence Evea

Evea est une agence de renom basée à Montpellier qui se distingue par son expertise en communication et en événementiel. Dotée d’une licence d’agents de voyages et ayant effectué une transition réussie vers le numérique, l’agence s’est imposée comme un acteur incontournable, offrant une gamme complète de services à ses clients. Evea se spécialise dans la conception et la réalisation d’événements variés.

Chaque année, l’agence orchestre avec brio entre 20 et 30 événements d’entreprise physiques ou virtuels allant d’assemblées générales aux séminaires commerciaux, en passant par les dîners et les déjeuners. Parmi ses clients prestigieux figurent des noms tels que Safran, Bausch, Lomb et Lenovo, témoignant de la confiance accordée à Evea pour la réalisation de leurs projets événementiels les plus stratégiques.

Besoins événementiels

Face à une demande croissante et à des attentes toujours plus exigeantes de la part de sa clientèle, Evea s’est lancée dans la quête d’un outil innovant et performant pour optimiser ses processus opérationnels.

L’objectif était triple

Augmenter l’efficacité de ses équipes ;
Offrir des services différenciés à ses clients annonceurs ;
Consolider sa position sur le marché en devenant non seulement un acteur incontournable, mais également un prescripteur de solutions de pointe comme Eventdrive.

“Eventdrive est une plateforme fiable, toujours en évolution et en recherche d’amélioration. Elle est parfaite pour ajouter une plus-value lors de vos événements en présentiel ou en distanciel tout en simplifiant et fluidifiant vos actions.”

Valentin PauletChargé Web & Développement, Evea

Le défi stratégique

Répondre aux exigences évolutives de l’agence

Au cœur des défis stratégiques d’Evea réside la quête incessante d’un outil à la hauteur des besoins croissants de ses équipes et de ses clients annonceurs. Le besoin impérieux d’une plateforme fiable et robuste se faisait sentir, capable d’accompagner Evea dans toutes les étapes de ses projets événementiels. L’enjeu dépassait largement la simple gestion des inscriptions et du check-in ; il s’agissait de garantir une expérience fluide et transparente, depuis la conception jusqu’à la collecte et l’analyse des données essentielles à la réussite de chaque événement.

La quête de cet outil idéal était motivée par une ambition plus large : renforcer l’assise stratégique d’Evea auprès de ses clients annonceurs en leur offrant des services différenciés et à forte valeur ajoutée. Il s’agissait également d’intégrer de nouveaux processus internes, tout en capitalisant sur l’expertise collective de ses équipes, pour assurer une montée en compétences continue et une meilleure collaboration interne. Dans ce contexte exigeant, Eventdrive est apparu comme la meilleure réponse à leurs besoins événementiels.

Une solution stratégique et intuitive

L’émancipation d’Evea grâce à Eventdrive

L’adoption d’Eventdrive par Evea s’est avérée être bien plus qu’une simple transition vers une nouvelle plateforme ; elle a représenté un véritable tournant stratégique dans la manière dont l’agence abordait la gestion de ses événements. En effet, la puissance et la convivialité de cette solution ont permis aux équipes d’Evea d’atteindre rapidement un niveau d’autonomie sans précédent. Grâce à l’accompagnement expert offert par les Customer Success Manager d’Eventdrive, les collaborateurs d’Evea ont pu maîtriser rapidement toutes les fonctionnalités de la plateforme. En l’espace d’une semaine seulement, ils étaient capables de mettre en œuvre leurs premiers événements, démontrant ainsi leur agilité et leur capacité à s’adapter aux nouvelles technologies.

Cette transition en douceur a ouvert la voie à une période d’efficacité accrue pour l’agence. En à peine deux mois, Evea a réussi à orchestrer pas moins de 11 événements physiques ou virtuels. Cette rapidité d’exécution témoigne de la valeur ajoutée que représente Eventdrive pour l’agence, lui permettant ainsi de répondre de manière agile et proactive aux besoins de ses clients annonceurs. Au-delà de la simple gestion opérationnelle, l’adoption d’Eventdrive a permis à Evea de consolider son positionnement stratégique sur le marché de l’événementiel. En offrant à ses clients une expérience sans faille et en se distinguant par son expertise technique, l’agence a renforcé sa légitimité et sa crédibilité, s’imposant ainsi comme un partenaire de confiance dans la réalisation de leurs projets événementiels les plus ambitieux.

Les facteurs clés de succès

Les fonctionnalités phares

L’excellence opérationnelle d’Evea dans l’organisation de multiples événements en un court laps de temps relève non seulement de la proactivité de ses équipes, mais aussi de l’agilité et de la simplicité d’utilisation de la plateforme Eventdrive. En effet, ces caractéristiques essentielles ont joué un rôle crucial dans l’accélération du processus de création événementielle.

Les “modèles”

Ces modèles préétablis offrent aux utilisateurs la possibilité de façonner et de personnaliser des interfaces événementielles en un instant. Avec Eventdrive, l’intégration de l’identité visuelle, le téléchargement d’images, l’agrégation d’informations cruciales (agenda, informations pratiques, galerie photo, partenaires, enquête…) ainsi que la conception de formulaires sur mesure pour chaque type d’invité se réalisent en quelques minutes seulement.
La fonction de “duplication”

Elle permet de capitaliser sur des événements passés. Le déjeuner d’affaires d’il y a cinq mois était un véritable succès et vous souhaitez le réitérer ? Dupliquez-le et récupérez instantanément tous les paramètres préétablis pour cet événement spécifique.

Le live

Qu’il s’agisse d’un événement 100% virtuel ou d’une combinaison virtuelle/présentielle, Eventdrive permet une diffusion en direct avec une interface personnalisable aux couleurs de votre entreprise. Modérez le direct selon vos besoins, faites intervenir un ou plusieurs orateurs, diffusez des présentations et des vidéos, interagissez avec les participants ou encouragez leur participation, et bien plus encore !

Les résultats

Un partenariat fondé sur la confiance et l’excellence

La relation entre Eventdrive et l’agence Evea s’est établie sur des fondations solides dès les premiers échanges ! Dès le départ, ils nous ont accordé leur confiance et ont rapidement saisi les bénéfices inhérents à l’adoption d’une plateforme de gestion d’événements, tant du point de vue logistique que de la performance...

À ce jour, l’agence Evea est à l’origine de l’organisation de 41 événements via notre plateforme, et ce, en moins d’une année seulement.

Les fonctionnalités stratégiques et innovantes d’Eventdrive ont permis à Evea de franchir des étapes significatives dans la digitalisation de ses processus, d’offrir des services différenciés à ses clients annonceurs et de consolider sa position de leader dans le secteur de l’événementiel.