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Success Story OCVV

Comment faciliter la collaboration entre organisateurs d'événements ?

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À propos d'OCVV

L'OCVV, Office communautaire des variétés végétales, est une agence européenne rattachée à la Commission européenne, chargée de protéger la propriété intellectuelle des variétés végétales. Avec seulement 50 collaborateurs, l'équipe est à taille humaine.

Mais son agenda événementiel, lui, ne l'est pas : réunions d'experts techniques, conseils d'administration, réunions internes, workshops, séminaires... Autant de moments qui demandent de l'organisation et de la rigueur.

Coordonner les événements d'une équipe de quatre

Jusqu'en 2018, l'OCVV gérait ses événements comme beaucoup d'organisations : fichiers Excel, mails, outils dispersés. Les événements étaient au rendez-vous, mais la collaboration entre organisateurs pouvait vite devenir laborieuse.

Un collaborateur partait en vacances et la continuité du projet devenait incertaine. Le problème n'était pas la qualité mais la sérénité.

Centralisation (2)
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"L'avantage que je vois dans l'application mobile événementielle, c'est l'interactivité lors des réunions qui apportent un plus dans l'engagement des participants."
Laurence DumontAssistante du Président, OCVV
Milo ordinateur

Digitaliser la gestion des invitations

En 2019, les organisateurs de l'OCVV ont passé en revue les logiciels disponibles sur le marché international. Leur choix s'est porté sur Eventdrive, pour l'ergonomie de son back-office et la réactivité de ses équipes.

 

Un accompagnement de qualité

L'onboarding a été planifié par la Customer Success Manager du compte. Il s'est révélé très positif et rassurant. Les principaux utilisateurs ont pu prendre rapidement la plateforme en main. En cas de problème technique, le chat permettait une solution immédiate.

La simplification de l'ensemble de l'organisation

Le back-office user friendly permet de travailler plus efficacement. En deux clics, les organisateurs filtrent les participants qui n'ont pas répondu et envoient une relance. La plupart des outils de communication peuvent être dupliqués et même modélisés : sites, mails, formulaires...

Une solution française à portée internationale

Après une étude internationale, c'est finalement une société française qui a été choisi pour accompagner OCVV : les équipes d'Eventdrive sont en effet disponibles par mail, par chat et par téléphone en français. Mais pour autant, le back-office et les outils de communication peuvent être facilement traduits dans 11 langues ! 

Le pouvoir du tout-en-un

Depuis peu, les events managers utilisent aussi l'application mobile Eventdrive pour apporter de l'informationn, de l'interactivité et récolter du feedback. Les questionnaires de satisfaction sont notamment envoyés par ce biais. On y retrouve aussi des nuages de mots, des ateliers de questions/réponses et des quiz.

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Des résultats prometteurs

4 Utilisatrices de la plateforme Eventdrive
12 Événements organisés avec Eventdrive en 2019
16-67 Participants lors des événements
Accompagnement (2)
Logo jaune 1@2x

La plateforme événementielle

Merci à l'OCVV et à Laurence Dumont de nous faire confiance. C'est une belle collaboration et nous sommes heureux d'y contribuer.

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